Tag Archives: arhiva

Distrugerea documentelor (tipuri de distrugere si procedura)

distrugere documente

Distrugerea documentelor este un proces esențial pentru orice organizație, mai ales atunci când vine vorba de informații confidentiale sau personale. În acest articol, vom discuta despre tipurile de distrugere a documentelor și procedura implicată în procesul de distrugere.

Procedura de distrugere a documentelor

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare oferă clienților săi oportunitatea colectării și distrugerii securizate a documentelor, recicland în același timp hârtia și deșeurile rezultate. Acest serviciu este disponibil pentru documentele al căror termen de păstrare a expirat sau pentru hârtia colectată în containere profesionale amplasate în interiorul organizațiilor.

Suntem alături de dumneavoastră oferind următoarele beneficii:

Recomandarea fluxurilor optime în ceea ce privește modul de organizare: Echipa noastră de experți vă poate ajuta să identificați cele mai eficiente fluxuri de lucru și să stabiliți structura optimă pentru organizarea și gestionarea documentelor dumneavoastră.

Preluarea și selectarea documentelor spre distrugere prin tocare și/sau fragmentare: Vom prelua documentele pe care doriți să le distrugem și le vom selecta cu atenție în vederea procesului de distrugere. Utilizăm metode profesionale de tocare și/sau fragmentare pentru a ne asigura că informațiile sunt complet irecuperabile.

Acordarea de consultanță de specialitate în vederea obținerii avizului de selecționare de la Arhivele Naționale: Dacă aveți nevoie de avizul de selecționare de la Arhivele Naționale, vă putem oferi consultanță de specialitate și vă putem asista în procesul de obținere a acestuia.

Distrugerea confidențială într-un distrugător de documente profesional, cu nivel maxim de securitate, care împiedică reconstituirea informațiilor: Utilizăm echipamente specializate și distrugătoare de documente profesionale pentru a asigura distrugerea completă și confidențialitatea informațiilor dumneavoastră. Procedăm în conformitate cu cele mai înalte standarde de securitate, prevenind orice posibilitate de reconstituire a documentelor.

Eliberarea unui certificat de distrugere și predarea deșeurilor rezultate către reciclatori autorizați: După finalizarea procesului de distrugere, veți primi un certificat de distrugere care atestă că documentele au fost distruse în mod corespunzător. În plus, vom asigura predarea deșeurilor rezultate unor reciclatori autorizați, contribuind astfel la protejarea mediului înconjurător.

Deținem toată logistica necesară pentru a vă oferi servicii de distrugere securizată a documentelor, garantând securitatea datelor în timpul întregului proces. Selectăm cu atenție datele și documentele care urmează a fi distruse și le gestionăm în conformitate cu cerințele dumneavoastră specifice. În plus, ne preocupăm de protejarea mediului prin reciclarea responsabilă a hârtiei și deșeurilor rezultate din procesul de distrugere, contribuind astfel la reducerea amprentei noastre de carbon și la promovarea unui mediu mai curat și mai sustenabil.

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare, specialiști în arhivarea și conservarea documentelor

depozitare documente

Managementul performant al arhivei a devenit un subiect intens abordat în ultimii ani, datorită reglementărilor legale impuse de Arhivele Naționale. Întrucât orice persoană juridică ce creează documente are și obligația de conservare a acestora pe anumite perioade de timp, iată-ne în fața unei alegeri: arhivarea la sediu sau externalizarea fondului de date către o companie specializată? Cu siguranță, o astfel de decizie va fi luată corect doar dacă se conștientizează beneficiile arhivării.

Și dacă acum 15 ani, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare își începea activitatea cu scopul precis de a susține companiile și instituțiile din țară în procesul de organizare a arhivei, astăzi, experiența acumulată și viziunea de personalizare a soluțiilor, pliate pe cerințele clienților, au determinat compania să investească în educarea firmelor pe teme legate de eficientizarea activității de arhivare.

Articol recent: SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare în Topul Național al Firmelor

Astfel, în perioada 9 – 11 decembrie 2022, SDA Servicii de Depozitare și Arhivare s-a alăturat grupului de consultanță în afaceri Rentrop & Straton, în calitate de partener la Seminarul Național de Fiscalitate și Contabilitate, precum și Seminarul Național de Legislația Muncii, ambele desfășurate în Poiana Brașov.

Acolo, experți din domeniile financiar – contabil și resurse umane au primit informații prețioase ce vizau ultimele noutăți legislative referitoare la conservarea documentelor și beneficiile arhivării.

Prezentările lectorilor au pus accent pe avantajele obținute în urma externalizării fondului arhivistic către o entitate specializată. S-a făcut așadar referire la:
✅optimizarea utilizării spațiului și a costurilor legate de depozitarea actelor
✅eficientizarea timpului de lucru al angajaților
✅securitatea informației
✅accesul facil la documente
✅consultanță pentru alegerea pachetului de servicii potrivit.

Mai mult decât atât, specialiștii SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare au reușit să aducă în lumină Ghidul actualizat „Cum faci economii optimizând activitatea de arhivare?” prin intermediul căruia se evidențiază alternative de lucru cu impact pozitiv asupra eficienței și profitabilității companiei.

Principalele subiecte abordate fac referire la:
✅Ce prevede legislația actuală legată de arhivare și termenele de păstrare?
✅Care sunt costurile reale ale arhivării la nivel intern?
✅Cum puteți eficientiza activitatea de arhivare?
✅Ce presupune evaluare gratuită a arhivei și conturarea unei soluții personalizate?
✅Ce implică distrugerea confidențială a documentelor?

Aplicat corect, managementul performant al arhivei poate aduce economii de până la 40% în bugetul arhivării.

În consecință, niciodată nu este prea târziu să vă bucurați de beneficiile arhivării: SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare continuă și în 2023 să fie alături de partenerii și colaboratorii săi.

Cum poate reduce costurile o solutie eficienta de arhivare a documentelor?

economii cu servicii de arhivare si depozitare

Mangementul performant al arhivei, atunci cand este implementat in baza unei solutii personalizate poate aduce economii de pana la 40% in bugetul destinat arhivarii si beneficii considerabile pentru creatorul de documente.

Studiu de caz – arhivare si depozitare

Ca si studiu de caz, prezentam in continuare, rezultatele si detaliile unui proiect complex de depozitare si arhivare derulat de echipa SDA-Servicii de Depozitare si Arhivare pentru o companie multinationala din Sibiu, situata in top 10 furnizori de subansamble electrice pentru industria auto la nivel national.

In urma analizei situatiei de la sediul partenerului si a evaluarii arhivei, specialistii SDA -Servicii de Depozitare și Arhivare au elaborat o solutie personalizata care a implicat:

  • Preluarea cu mijoace auto proprii, monitorizarea prin GPS a unei cantitati de peste 800 ML arhiva
  • Prelucrarea documentelor prin ordonare pe departament, tipologie si cronologie
  • Depozitarea in depozitul propriu al SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare – dotat cu sisteme inovative de securitate și supraveghere video – a arhivei fizice a companiei, rezultate din procesul de prelucrare; respectiv circa 600 ML documente, introduse in peste 1800 de cutii specializate de arhivare;
  • Selectionarea conform Legii a circa 200 ML de documente cu termen de pastrare expirat
  • Scanarea profesionala a peste 150.000 de file si indexarea digitala – la solicitarea beneficiarului – a 65.000 de fisiere aferente dosarelor de personal

Implementarea solutiei performante de management al arhivei s-a concretizat imediat in economii substantiale de timp și bani pentru compania din domeniul automotive:

  • Eliberarea unui spatiu de aproximativ 100 mp din incinta cladirii administrative, avand ca efect direct optimizarea costurilor aferente spatiului respectiv, acestuia fiindu-i alocata o destinatie productiva.
  • Eficientizarea timpului de lucru al angajatilor prin scurtarea perioadei necesare identificarii si consultarii informatiilor din arhiva (un exemplu concret il reprezinta identificarea, scanarea și transmiterea a 42 de facturi din perioada 2017-2018, insotite de documente anexa, in termen de 24 de ore)
  • Rapiditate si siguranta in accesarea la distanta a documentelor de personal prin configurarea unei solutii customizate de arhivare electronică. Proiectul digital a constat in scanarea si conversia digitala a documentelor, folosind cele mai noi tehnologii ICR (Intelligent Character Recognition) si indexarea fisierelor dupa un algoritm special astfel incat baza de date a personalului sa fie gestionata si accesata la nivel central pentru toate entitatile companiei multinationale

Enumeram mai jos doar cateva din beneficiile unui parteneriat cu SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare, companie cu peste 15 ani de experienta in managementul profesional al arhivei:

  • optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
  • consultanta pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
  • optimizarea timpului de lucru al angajatilor
  • siguranta fizica a documentelor, accesul facil si rapid la documente
  • optimizarea logistica datorita depozitelor de arhiva localizate in centrul Romaniei: Bucuresti si Brasov

Acum puteti afla totul despre eficientizarea arhivarii in Noul Ghid Gratuit „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?

Nou de la SDA! Ghidul – Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare

arhivare sda

Documente si iar documente…Dinamica oricarei companii, indiferent de marime, presupune si generarea de documente ce necesita pastrare si arhivare conform legislatiei (Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996).

Si pentru ca cele mai bune solutii sunt cele simple, SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare lanseaza un ghid care cuprinde pe scurt tot ce este de interes in acest domeniu si avantajele pe care le poti obtine alegand externalizarea serviciilor de arhivare documente si arhivare electronica.

Cum intri in posesia Ghidului “Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare”? Foarte simplu! Intri pe pagina https://www.sda.ro/campanie/, completezi in 10 secunde datele necesare si vei primi ghidul instanteneu pe adresa de email mentionata.

Cu ce te ajuta practic acest ghid?

  1. Obtii informatii scurte,clare si avizate de la personal calificat in domeniul arhivarii.
  2. Afli care sunt actele care necesita arhivare si perioada in care acestea trebuie pastrate cu strictete.
  3. Descoperi cum poti eficientiza tot ceea ce presupune activitatea de depozitare si arhivare documente.Se poate mai bine, mai repede si mai ieftin! 😉
  4. Vezi cum poti simplifica tot procesul de arhivare, accesul la documentele din arhiva fiind rapid si securizat.
  5. Descoperi avantajele externalizarii arhivei catre un furnizor de servicii de depozitare si arhivare documente autorizat de Arhivele Nationale.

Ce economisesti in cadrul companiei tale?

Timp

Cat timp se pierde cu arhivarea documentelor sau gasirea de documente in arhiva? Castigi timp avand acces imediat la informatiile arhivate.

Bani

Cat costa amenajarea spatiului pentru arhivare? Cat se investeste in masurile de protectie si securitate? Cat investesti in formarea, atestarea si perfectionarea personalului care se ocupa de arhiva conform normelor in vigoare? Alegand externalizarea serviciilor de arhivare nu mai sunt necesare investitii in infrastructura.Se reduc si cheltuielile cu pregatirea personalului in domeniu si se evita posibilele amenzi pentru nerespectarea conditiilor de depozitare si arhivare documente.

Stres

Elimini stresul legat organizarea corecta a arhivei cat si cel legat de deteriorarea sau pierderea de documente.

Iti recomand inca un articol de interes in domeniul arhivarii, si anume, „De ce să ții cont când alegi furnizorul de servicii de arhivare?

In incheiere, iti aduc aminte ca poti solicita o evaluare GRATUITA a arhivei de la SDA – Servicii de depozitare si arhivare.