Tag Archives: depozitare arhiva

Distrugerea documentelor (tipuri de distrugere si procedura)

distrugere documente

Distrugerea documentelor este un proces esențial pentru orice organizație, mai ales atunci când vine vorba de informații confidentiale sau personale. În acest articol, vom discuta despre tipurile de distrugere a documentelor și procedura implicată în procesul de distrugere.

Procedura de distrugere a documentelor

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare oferă clienților săi oportunitatea colectării și distrugerii securizate a documentelor, recicland în același timp hârtia și deșeurile rezultate. Acest serviciu este disponibil pentru documentele al căror termen de păstrare a expirat sau pentru hârtia colectată în containere profesionale amplasate în interiorul organizațiilor.

Suntem alături de dumneavoastră oferind următoarele beneficii:

Recomandarea fluxurilor optime în ceea ce privește modul de organizare: Echipa noastră de experți vă poate ajuta să identificați cele mai eficiente fluxuri de lucru și să stabiliți structura optimă pentru organizarea și gestionarea documentelor dumneavoastră.

Preluarea și selectarea documentelor spre distrugere prin tocare și/sau fragmentare: Vom prelua documentele pe care doriți să le distrugem și le vom selecta cu atenție în vederea procesului de distrugere. Utilizăm metode profesionale de tocare și/sau fragmentare pentru a ne asigura că informațiile sunt complet irecuperabile.

Acordarea de consultanță de specialitate în vederea obținerii avizului de selecționare de la Arhivele Naționale: Dacă aveți nevoie de avizul de selecționare de la Arhivele Naționale, vă putem oferi consultanță de specialitate și vă putem asista în procesul de obținere a acestuia.

Distrugerea confidențială într-un distrugător de documente profesional, cu nivel maxim de securitate, care împiedică reconstituirea informațiilor: Utilizăm echipamente specializate și distrugătoare de documente profesionale pentru a asigura distrugerea completă și confidențialitatea informațiilor dumneavoastră. Procedăm în conformitate cu cele mai înalte standarde de securitate, prevenind orice posibilitate de reconstituire a documentelor.

Eliberarea unui certificat de distrugere și predarea deșeurilor rezultate către reciclatori autorizați: După finalizarea procesului de distrugere, veți primi un certificat de distrugere care atestă că documentele au fost distruse în mod corespunzător. În plus, vom asigura predarea deșeurilor rezultate unor reciclatori autorizați, contribuind astfel la protejarea mediului înconjurător.

Deținem toată logistica necesară pentru a vă oferi servicii de distrugere securizată a documentelor, garantând securitatea datelor în timpul întregului proces. Selectăm cu atenție datele și documentele care urmează a fi distruse și le gestionăm în conformitate cu cerințele dumneavoastră specifice. În plus, ne preocupăm de protejarea mediului prin reciclarea responsabilă a hârtiei și deșeurilor rezultate din procesul de distrugere, contribuind astfel la reducerea amprentei noastre de carbon și la promovarea unui mediu mai curat și mai sustenabil.

SDA îmbunătățește și extinde serviciile pentru clienți

depozitare arhiva ghimbav

Orientarea către client, profesionalismul, vasta experiență și costurile avantajoase au făcut ca astăzi, SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare, să ocupe un loc fruntaș între entitățile ce furnizează servicii de arhivare.

Cunoașteți deja faptul că există două depozite dedicate managementului documentelor, în Brașov, respectiv București, însă nevoia constantă de gestionare a informațiilor și dorința de dezvoltare continuă a activității i-a ambiționat pe reprezentanții companiei să se implice într-un nou proiect. Așadar, suntem nerăbdători să vă împărtășim vești bune: SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare se pregătește de inaugurarea unui nou depozit propriu, în imediata apropiere a orașului Brașov, în cadrul proiectului Sofimat Logistic Park Ghimbav.

Vezi și NOU DE LA SDA! GHIDUL – CUM FACI ECONOMII OPTIMIZÂND ACTIVITATEA DE ARHIVARE

Siguranța documentelor, ca principiu de bază al afacerii, reprezintă motorul înființării unui spațiu de depozitare clasa A, ce se distinge prin tehnologii constructive ultramoderne.

Astfel, s-a pus accent pe instalarea unor echipamente de ultimă generație în domeniul protecției la foc, precum: sprinklere de raft, sisteme de desfumare, elemente de monitorizare și control acces, esențiale pentru asigurarea nivelului de siguranță și confidențialitate.

Mai mult decât atât, se remarcă îmbunătățiri ce vor contribui, fără îndoială, la asigurarea condițiilor optime de conservare. Menționăm aici:
– lumină naturală suplimentară grație unor luminatoare moderne ce oferă și ventilație spațiului
– iluminat cu led
– panouri termoizolante cu vată de 12 centimetri
– acoperiș izolat cu vată de 20 centimetri.

Și asta nu e tot, căci, dezvoltatorul nu a construit doar hala, ci a adus un plus de valoare prin proiectarea unui sediu de birouri modern cu scopul de a găzdui atât zona administrativă, cât și cea de operațiuni și prelucrare arhivistică.

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare a demonstrat, încă o dată, că rămâne fidelă misiunii de a oferi clienților soluții personalizate de arhivare la cele mai înalte standarde, într-un cadru de maximă siguranță și confidențialitate.

Vezi și Cum poate reduce costurile o soluție eficientă de arhivare a documentelor?

Investiția efectuată stă mărturie în procesul de inovare și dezvoltare a serviciilor și oferă, în același timp, garanția lucrului bine făcut.

Cum poate reduce costurile o solutie eficienta de arhivare a documentelor?

economii cu servicii de arhivare si depozitare

Mangementul performant al arhivei, atunci cand este implementat in baza unei solutii personalizate poate aduce economii de pana la 40% in bugetul destinat arhivarii si beneficii considerabile pentru creatorul de documente.

Studiu de caz – arhivare si depozitare

Ca si studiu de caz, prezentam in continuare, rezultatele si detaliile unui proiect complex de depozitare si arhivare derulat de echipa SDA-Servicii de Depozitare si Arhivare pentru o companie multinationala din Sibiu, situata in top 10 furnizori de subansamble electrice pentru industria auto la nivel national.

In urma analizei situatiei de la sediul partenerului si a evaluarii arhivei, specialistii SDA -Servicii de Depozitare și Arhivare au elaborat o solutie personalizata care a implicat:

  • Preluarea cu mijoace auto proprii, monitorizarea prin GPS a unei cantitati de peste 800 ML arhiva
  • Prelucrarea documentelor prin ordonare pe departament, tipologie si cronologie
  • Depozitarea in depozitul propriu al SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare – dotat cu sisteme inovative de securitate și supraveghere video – a arhivei fizice a companiei, rezultate din procesul de prelucrare; respectiv circa 600 ML documente, introduse in peste 1800 de cutii specializate de arhivare;
  • Selectionarea conform Legii a circa 200 ML de documente cu termen de pastrare expirat
  • Scanarea profesionala a peste 150.000 de file si indexarea digitala – la solicitarea beneficiarului – a 65.000 de fisiere aferente dosarelor de personal

Implementarea solutiei performante de management al arhivei s-a concretizat imediat in economii substantiale de timp și bani pentru compania din domeniul automotive:

  • Eliberarea unui spatiu de aproximativ 100 mp din incinta cladirii administrative, avand ca efect direct optimizarea costurilor aferente spatiului respectiv, acestuia fiindu-i alocata o destinatie productiva.
  • Eficientizarea timpului de lucru al angajatilor prin scurtarea perioadei necesare identificarii si consultarii informatiilor din arhiva (un exemplu concret il reprezinta identificarea, scanarea și transmiterea a 42 de facturi din perioada 2017-2018, insotite de documente anexa, in termen de 24 de ore)
  • Rapiditate si siguranta in accesarea la distanta a documentelor de personal prin configurarea unei solutii customizate de arhivare electronică. Proiectul digital a constat in scanarea si conversia digitala a documentelor, folosind cele mai noi tehnologii ICR (Intelligent Character Recognition) si indexarea fisierelor dupa un algoritm special astfel incat baza de date a personalului sa fie gestionata si accesata la nivel central pentru toate entitatile companiei multinationale

Enumeram mai jos doar cateva din beneficiile unui parteneriat cu SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare, companie cu peste 15 ani de experienta in managementul profesional al arhivei:

  • optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
  • consultanta pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
  • optimizarea timpului de lucru al angajatilor
  • siguranta fizica a documentelor, accesul facil si rapid la documente
  • optimizarea logistica datorita depozitelor de arhiva localizate in centrul Romaniei: Bucuresti si Brasov

Acum puteti afla totul despre eficientizarea arhivarii in Noul Ghid Gratuit „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?

Certificarea ISO 27.001 si impactul pozitiv asupra clientilor

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare - Certificarea ISO 27.001 si impactul pozitiv asupra clientilor

În secolul tehnologiei, informația reprezintă motorul oricărei companii, astfel că devine necesară siguranța acesteia. Iar dacă înțelegem că accesul rapid la informațiile stocate în condiții de maximă siguranță conduce spre succesul oricărui business, suntem în egală măsură de acord că se impune implementarea procedurii de certificare ISO 27.001.

Standardul, relativ nou, oferă un sistem performant de management, ce vizează două aspecte esențiale: îmbunătățirea operațiunilor specifice tehnologiei informației, precum și ridicarea gradului de securitate a datelor prin intermediul unor activități specifice de management.

Atunci când discutăm despre certificare ISO 27.001 consider util să subliniez faptul că deși se adresează cu prioritate firmelor din domeniul IT, aceasta poate atesta orice companie care dispune de informații foarte importante.

Calitatea și siguranța serviciilor precum și respectarea standardelor de confidențialitate definesc valorile ce ghidează, de 15 ani, echipa SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare.

În vederea îndeplinirii obiectivelor legate de securitatea informației, managementul monitorizează în permanență următoarele aspecte care asigură menținerea conformității cu cerințele standardului ISO/IEC 27.001: 2018:

📌 păstrarea integrității și disponibilității informațiilor clienților
📌 dezvoltarea, menținerea și îmbunătățirea protecțiilor necesare la furt, pierdere, deteriorare sau modificare neautorizată
📌 prevenirea incidentelor de securitate și minimizarea pierderilor ca urmare a unor astfel de evenimente și asigurarea continuității afacerii
📌 asigurarea unor canale eficiente de comunicare a incidentelor, reducerea și tratarea adecvata a acestora
📌 păstrarea integrității, funcționalității și disponibilității hardware și software.

Principalele avantaje ale companiilor certificate ISO 27001:2018 sunt:

📌 asigurarea integrității informației
📌 asigurarea confidențialității informației
📌 asigurarea disponibilității informației
📌 asigurarea cadrului necesar pentru elaborarea procedurilor și politicilor de securitate

În consecință, această certificare ISO 27.001 monitorizează dezvoltarea, menținerea și îmbunătățirea protecțiilor necesare la furt, pierdere, deteriorare sau modificare neautorizată. Mai mult decât atât, previne incidentele de securitate și minimizează pierderile astfel încât afacerea să cunoască o continuitate.

Și nu uitați: o companie cu certificarea ISO 27.001 oferă siguranță în fața clienților și a partenerilor!

CE ÎNSEAMNĂ EVALUAREA GRATUITĂ A ARHIVEI

evaluare gratuita arhiva

Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naționale obligă companiile să păstreze și să protejeze documentele în spații special amenajate, conform normelor în vigoare. Întrucât am remarcat un interes crescut pentru acest subiect, iată că astăzi elucidăm ce înseamnă o evaluare gratuită de arhivă. Și cine altcineva ar fi în măsură să aducă lămuriri, dacă nu experții SDA-Servicii de Depozitare și Arhivare, companie certificata, ce oferă clienților servicii profesionale complete de arhivare, management al arhivei și depozitare de documente.

Așadar, ați analizat vreodată ce costuri implică arhivarea internă și ce sume se economisesc dacă ați plasa această operațiune firmelor de profil?

Ei bine, printr-o evaluare gratuită de arhivă experții vor analiza împreună cu dumneavoastră câți bani pierdeți într-o lună în care nu externalizați serviciile de arhivare, depozitare și gestiune arhivă.

Mai mult decât atât, prin această metodă veți primi informații esențiale în demersul de a găsi noi metode de optimizare a bugetului și de fluidizare a circuitului documentelor. Este confirmat faptul că managementul performant al arhivei, gândit și aplicat corect, reduce costurile de arhivare cu aproximativ 40%.

Unde are loc evaluarea arhivei?

O evaluare gratuită de arhivă poate avea loc la sediul firmei sau în locul unde sunt depozitate documentele și este efectuată, în mod evident, de un specialist în arhivistică. Bineînțeles că procedura implică și consultanță referitoare la conformitatea activității de arhivare, iar analiza riguroasă va deveni factor decisiv atunci când veți compara costurile aferente depozitării interne, față de cele pe care externalizarea către o firmă autorizată, le implică.

Sigur că fiecare companie alege soluția optimă de organizare a documentelor, în funcție de obiective și resurse, însă interesele majore, precum : respectarea legislației în vigoare, eficientizarea timpului de lucru al angajaților sau dezvoltarea și creșterea activității, nu trebuie neglijate.

Mai am o noutate pentru voi, și anume, „Nou de la SDA! Ghidul – Cum să faci economii optimizând activitatea de arhivare„”.

Așadar, solicitați evaluare gratuită a arhivei de la SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare și beneficiați de eficiență, know-how și economii considerabile pe termen lung, esențiale pentru dezvoltarea și creșterea afacerii.

De ce să ții cont când alegi furnizorul de servicii de arhivare?

furnizo de servicii de arhivare?

Statutul de businessman nu mai este demult „floare la ureche”, iar dacă te-ai oprit să citești aceste rânduri sunt absolut convinsă că îmi dai dreptate. Deși la prima vedere nu pare a fi o misiune dificilă, știm cu toții că succesul vine la pachet cu nenumărate responsabilități. Poate cel mai delicat dintre toate rămâne, în continuare, subiectul legat de o arhivare corectă a documentelor.

Prin această procedură, o companie are siguranța unei organizări riguroase dar și garanția că actele sunt păstrate în spații autorizate, ferite de pericole precum incendii sau inundații.

În consecință, este vital să ții cont de câteva aspecte atunci când alegi un furnizor de servicii de arhivare și management documente.

Care sunt parametrii de care să ții cont când alegi furnizorul de servicii de arhivare?

Deși nu a devenit obligativitate, este totuși recomandat să colaborezi cu o firmă certificată de Arhivele Naționale, pentru că documentele sunt păstrate în condiții optime, conform legii.

depozitare si arhivare documente

Depozitare documente – SDA Servicii de depozitare si arhivare

De ce sunt importante aceste certificări? Ei bine, află că, un astfel de furnizor care are Autorizație pentru păstrarea și conservarea documentelor, autorizație PSI spațiu arhivă sau sistem management al calității, devine, în mod evident, competent pe piață și garantează servicii ireproșabile.

Iar dacă următoarea ta întrebare este legată de siguranța documentelor în sistemul externalizat, precizez că acest aspect devine real doar dacă alegi un furnizor care deține asigurare pentru bunurile din depozit, pentru cele în tranzit, dar mai ales dacă beneficiază de asigurare de răspundere civilă.

Dacă această temă este de interes pentru tine, citește și articolul „Unde depozitezi actele care se adună la birou? Ce faci cu arhiva?”Unde depozitezi actele care se aduna la birou? Ce faci cu arhiva?

De asemenea, poți avea încredere într-o firmă de arhivare cu personal calificat și sistem dedicat pentru managementul înregistrărilor.

Mai mult decât atât, consider important ca atunci când îți alegi furnizorul, să ții cont de tehnologia pe care se bazează, întrucât de ea depind aspecte precum: viteza în accesarea documentelor, siguranța acestora și reducerea costurilor la client.

La fel de importante sunt expertiza și portofoliul de clienți al viitorului partener. Vă recomandăm de asemenea să verificați dacă firma deține depozite proprii în locații diferite, aspect extrem de important pentru minimizarea riscurilor.

La final mai aduc în discuție un element de luat în calcul pentru identificarea unei firme de arhivare potrivită : raportul calitate – preț. Interesează-te ce servicii oferă și dacă merită efortul financiar, analizează dacă nu cumva arhivarea în spațiul propriu este mai costisitoare și caută ca totul să fie transparent, așa încât să știi că actele tale sunt pe mâini bune.

Clienții recomandă în continuare SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare , pentru experiență, profesionalism și promptitudine!