Mangementul performant al arhivei, atunci cand este implementat in baza unei solutii personalizate poate aduce economii de pana la 40% in bugetul destinat arhivarii si beneficii considerabile pentru creatorul de documente.

Studiu de caz – arhivare si depozitare

Ca si studiu de caz, prezentam in continuare, rezultatele si detaliile unui proiect complex de depozitare si arhivare derulat de echipa SDA-Servicii de Depozitare si Arhivare pentru o companie multinationala din Sibiu, situata in top 10 furnizori de subansamble electrice pentru industria auto la nivel national.

In urma analizei situatiei de la sediul partenerului si a evaluarii arhivei, specialistii SDA -Servicii de Depozitare și Arhivare au elaborat o solutie personalizata care a implicat:

• Preluarea cu mijoace auto proprii, monitorizarea prin GPS a unei cantitati de peste 800 ML arhiva
• Prelucrarea documentelor prin ordonare pe departament, tipologie si cronologie
• Depozitarea in depozitul propriu al SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare – dotat cu sisteme inovative de securitate și supraveghere video – a arhivei fizice a companiei, rezultate din procesul de prelucrare; respectiv circa 600 ML documente, introduse in peste 1800 de cutii specializate de arhivare;
• Selectionarea conform Legii a circa 200 ML de documente cu termen de pastrare expirat
• Scanarea profesionala a peste 150.000 de file si indexarea digitala – la solicitarea beneficiarului – a 65.000 de fisiere aferente dosarelor de personal

Implementarea solutiei performante de management al arhivei s-a concretizat imediat in economii substantiale de timp și bani pentru compania din domeniul automotive:

• Eliberarea unui spatiu de aproximativ 100 mp din incinta cladirii administrative, avand ca efect direct optimizarea costurilor aferente spatiului respectiv, acestuia fiindu-i alocata o destinatie productiva.
• Eficientizarea timpului de lucru al angajatilor prin scurtarea perioadei necesare identificarii si consultarii informatiilor din arhiva (un exemplu concret il reprezinta identificarea, scanarea și transmiterea a 42 de facturi din perioada 2017-2018, insotite de documente anexa, in termen de 24 de ore)
• Rapiditate si siguranta in accesarea la distanta a documentelor de personal prin configurarea unei solutii customizate de arhivare electronică. Proiectul digital a constat in scanarea si conversia digitala a documentelor, folosind cele mai noi tehnologii ICR (Intelligent Character Recognition) si indexarea fisierelor dupa un algoritm special astfel incat baza de date a personalului sa fie gestionata si accesata la nivel central pentru toate entitatile companiei multinationale

Enumeram mai jos doar cateva din beneficiile unui parteneriat cu SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare, companie cu peste 15 ani de experienta in managementul profesional al arhivei:

• optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
• consultanta pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
• optimizarea timpului de lucru al angajatilor
• siguranta fizica a documentelor, accesul facil si rapid la documente
• optimizarea logistica datorita depozitelor de arhiva localizate in centrul Romaniei: Bucuresti si Brasov

Acum puteti afla totul despre eficientizarea arhivarii in Noul Ghid Gratuit „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?”