Tag Archives: depozitare si arhivare

Distrugerea documentelor (tipuri de distrugere si procedura)

distrugere documente

Distrugerea documentelor este un proces esențial pentru orice organizație, mai ales atunci când vine vorba de informații confidentiale sau personale. În acest articol, vom discuta despre tipurile de distrugere a documentelor și procedura implicată în procesul de distrugere.

Procedura de distrugere a documentelor

SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare oferă clienților săi oportunitatea colectării și distrugerii securizate a documentelor, recicland în același timp hârtia și deșeurile rezultate. Acest serviciu este disponibil pentru documentele al căror termen de păstrare a expirat sau pentru hârtia colectată în containere profesionale amplasate în interiorul organizațiilor.

Suntem alături de dumneavoastră oferind următoarele beneficii:

Recomandarea fluxurilor optime în ceea ce privește modul de organizare: Echipa noastră de experți vă poate ajuta să identificați cele mai eficiente fluxuri de lucru și să stabiliți structura optimă pentru organizarea și gestionarea documentelor dumneavoastră.

Preluarea și selectarea documentelor spre distrugere prin tocare și/sau fragmentare: Vom prelua documentele pe care doriți să le distrugem și le vom selecta cu atenție în vederea procesului de distrugere. Utilizăm metode profesionale de tocare și/sau fragmentare pentru a ne asigura că informațiile sunt complet irecuperabile.

Acordarea de consultanță de specialitate în vederea obținerii avizului de selecționare de la Arhivele Naționale: Dacă aveți nevoie de avizul de selecționare de la Arhivele Naționale, vă putem oferi consultanță de specialitate și vă putem asista în procesul de obținere a acestuia.

Distrugerea confidențială într-un distrugător de documente profesional, cu nivel maxim de securitate, care împiedică reconstituirea informațiilor: Utilizăm echipamente specializate și distrugătoare de documente profesionale pentru a asigura distrugerea completă și confidențialitatea informațiilor dumneavoastră. Procedăm în conformitate cu cele mai înalte standarde de securitate, prevenind orice posibilitate de reconstituire a documentelor.

Eliberarea unui certificat de distrugere și predarea deșeurilor rezultate către reciclatori autorizați: După finalizarea procesului de distrugere, veți primi un certificat de distrugere care atestă că documentele au fost distruse în mod corespunzător. În plus, vom asigura predarea deșeurilor rezultate unor reciclatori autorizați, contribuind astfel la protejarea mediului înconjurător.

Deținem toată logistica necesară pentru a vă oferi servicii de distrugere securizată a documentelor, garantând securitatea datelor în timpul întregului proces. Selectăm cu atenție datele și documentele care urmează a fi distruse și le gestionăm în conformitate cu cerințele dumneavoastră specifice. În plus, ne preocupăm de protejarea mediului prin reciclarea responsabilă a hârtiei și deșeurilor rezultate din procesul de distrugere, contribuind astfel la reducerea amprentei noastre de carbon și la promovarea unui mediu mai curat și mai sustenabil.

Cum poate reduce costurile o solutie eficienta de arhivare a documentelor?

economii cu servicii de arhivare si depozitare

Mangementul performant al arhivei, atunci cand este implementat in baza unei solutii personalizate poate aduce economii de pana la 40% in bugetul destinat arhivarii si beneficii considerabile pentru creatorul de documente.

Studiu de caz – arhivare si depozitare

Ca si studiu de caz, prezentam in continuare, rezultatele si detaliile unui proiect complex de depozitare si arhivare derulat de echipa SDA-Servicii de Depozitare si Arhivare pentru o companie multinationala din Sibiu, situata in top 10 furnizori de subansamble electrice pentru industria auto la nivel national.

In urma analizei situatiei de la sediul partenerului si a evaluarii arhivei, specialistii SDA -Servicii de Depozitare și Arhivare au elaborat o solutie personalizata care a implicat:

  • Preluarea cu mijoace auto proprii, monitorizarea prin GPS a unei cantitati de peste 800 ML arhiva
  • Prelucrarea documentelor prin ordonare pe departament, tipologie si cronologie
  • Depozitarea in depozitul propriu al SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare – dotat cu sisteme inovative de securitate și supraveghere video – a arhivei fizice a companiei, rezultate din procesul de prelucrare; respectiv circa 600 ML documente, introduse in peste 1800 de cutii specializate de arhivare;
  • Selectionarea conform Legii a circa 200 ML de documente cu termen de pastrare expirat
  • Scanarea profesionala a peste 150.000 de file si indexarea digitala – la solicitarea beneficiarului – a 65.000 de fisiere aferente dosarelor de personal

Implementarea solutiei performante de management al arhivei s-a concretizat imediat in economii substantiale de timp și bani pentru compania din domeniul automotive:

  • Eliberarea unui spatiu de aproximativ 100 mp din incinta cladirii administrative, avand ca efect direct optimizarea costurilor aferente spatiului respectiv, acestuia fiindu-i alocata o destinatie productiva.
  • Eficientizarea timpului de lucru al angajatilor prin scurtarea perioadei necesare identificarii si consultarii informatiilor din arhiva (un exemplu concret il reprezinta identificarea, scanarea și transmiterea a 42 de facturi din perioada 2017-2018, insotite de documente anexa, in termen de 24 de ore)
  • Rapiditate si siguranta in accesarea la distanta a documentelor de personal prin configurarea unei solutii customizate de arhivare electronică. Proiectul digital a constat in scanarea si conversia digitala a documentelor, folosind cele mai noi tehnologii ICR (Intelligent Character Recognition) si indexarea fisierelor dupa un algoritm special astfel incat baza de date a personalului sa fie gestionata si accesata la nivel central pentru toate entitatile companiei multinationale

Enumeram mai jos doar cateva din beneficiile unui parteneriat cu SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare, companie cu peste 15 ani de experienta in managementul profesional al arhivei:

  • optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
  • consultanta pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
  • optimizarea timpului de lucru al angajatilor
  • siguranta fizica a documentelor, accesul facil si rapid la documente
  • optimizarea logistica datorita depozitelor de arhiva localizate in centrul Romaniei: Bucuresti si Brasov

Acum puteti afla totul despre eficientizarea arhivarii in Noul Ghid Gratuit „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?