Tag Archives: pastrare state salarii

Modificarea termenelor de păstrare a statelor de salarii

Modificarea termenelor de păstrare a statelor de salarii

Conform legislației în vigoare în România, orice companie care are angajați este obligată să dețină un document ce atestă drepturile bănești ale acestora. Discutăm aici despre state salarii (acte înregistrate în contabilitatea societății) ce prezintă în detaliu sumele calculate, precum și numărul de ore lucrate.

De cele mai multe ori aspectele legate de salarizare nu sunt tocmai plăcute, procesul în sine fiind considerat destul de complicat. Cu toate acestea, în calitate de reprezentant al instituției, este esențial să înțelegeți complexitatea subiectului.

Iar dacă analizăm în profunzime, abordăm, inevitabil, discuția referitoare la modul de arhivare al acestor state salarii.

De pildă, până nu demult, cadrul legal reglementa obligativitatea păstrării documentelor pentru o perioadă de 50 ani, după care erau distruse de firme de arhivare sau în prezența unei comisii de la Arhivele Naționale.

Atenție, însă! Începând cu iulie 2022, s-a aprobat Legea 195 ce prevede modificarea termenului de păstrare, acesta fiind redus la 5 ani.

Sigur că sunt stipulate și o serie de condiții obligatoriu de îndeplinit, printre care amintim că angajatorul trebuie să depună două declarații cu importanță majoră: formularele 205 și 112.

Astfel, prima conține informații privind impozitul reținut la sursă pe beneficiari de venit, iar cealaltă face referire la obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitul pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate.

Vin totuși cu mențiunea că modificarea nu se aplică dosarelor de personal al căror termen desda păstrare a rămas 75 de ani de la crearea lor, conform Anexei nr. 6 din Legea 16/1996 a Arhivelor Naționale republicată.

Așadar, țineți cont că noua prevedere stabilește începutul termenului derogatoriu ca fiind 1 ianuarie 2023. Recomandarea specialiștilor de la SDA – Servicii de Depozitare și Arhivare Documente – pentru angajatori este să acționeze cu prudență dacă iau în calcul termenul de 5 ani, deoarece pot distruge aceste state salarii numai dacă îndeplinesc condițiile anterior menționate și doar după 1 ianuarie 2028.

Nu ezitați să cereți ajutor când vine vorba despre aplicarea corectă a unei proceduri. Profesioniștii SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare Documente – sunt deschiși pentru colaborare!