Unii dintre noi isi aduc aminte de statele de plata care se depuneau lunar la ITM. Din 2011 nu mai exista aceasta procedura pentru ca s-a trecut la obligativitatea inregistrarii electronice a evidentei salariatilor. Angajatorul, pe langa multitudinea de documente de arhivat, a primit si obligatia de arhivare a dosarelor de personal si a statelor de plata.
Sa facem un studiu de caz, de exemplu, o companie cu cateva sute de angajati. In 10 ani, de la cateva zeci si pana la cateva mii de angajati, pleca sau vin. Se pot aduna un numar impresionant de dosare de personal. Unde se depoziteaza? In ce conditii? Ce sistem de management al dosarelor se foloseste?
Din fostii angajati sau actuali, o parte se vor pensiona, vor avea nevoie de adeverinte, de state de plata etc. Unii vor reveni dupa ani buni pentru adeverinte necesare recalcularii pensiei. Cat timp si energie se consuma cu cautarea documentatiei? Legea obliga ca fiecare societate, regie autonoma sau organizatie sa pastreze toate aceste acte pe suport electronic. Cine gesioneaza aceste fisiere si cum?
scanare documente la SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare
Am facut paranteza de mai sus pentru ca raspunsul la intrebarea de la care am pornit s-ar putea sa surprinda. 50 de ani! Si mai mult decat atat, in calitatea de persoana juridica, exista obligativitatea de pastrare a dosarelor de personal timp de 75 de ani.
50 de ani, respectiv 75 de ani de arhivare
Credem ca este cel mai elocvent exemplu pentru a arata importanta depozitarii si arhivarii actelor si documentelor. Acesti ani se aplica pentru statele de plata si dosarele de personal si sunt cu caracter exceptional.
Acesta este doar unul din multele motive pentru care SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare este implicata activ in procesul de depozitare si arhivare al documentelor. Serviciile noastre de depozitare si arhivare documente vin in ajutorul companiilor si a angajatilor care vor avea acces imediat si securizat la toate documentele, atat in format fizic cat si in format electronic.
Digitalizarea documentelor este una din cele mai eficiente metode a avea acces la documente indiferent de timp si spatiu. Accesul se face rapid, erorile sunt eliminate si tot procesul este usor, satisfactia fiind crescuta atat in randul prezentilor angajati cat si a fostilor angajati care au nevoie de documente ce tin de departamentul de Resurse Uname.
Vom reveni in curand cu alte articole de interes.
