Păstrarea documentelor este impusă prin lege, însă fiecare companie poate lua propriile decizii referitoare la metoda de gestionare a arhivei. Sigur că toți ne dorim să dezvoltăm business-uri care să aducă un plus de valoare, însă, câți dintre noi suntem conștienți de pierderile financiare lunare, atunci când nu se externalizează serviciile de arhivare, depozitare și gestiune? Așadar, un aspect esențial legat de managementul documentelor prin mijloace proprii îl constituie raportul costuri/ prețuri.
Astfel, specialiștii au remarcat că arhivarea în regim propriFu, la aceleași standarde de calitate și eficiență, implică o serie de costuri chiar și de patru ori mai mari decât cele solicitate prin colaborarea cu instituții specializate în domeniu. Iar dacă optați totuși pentru această variantă, țineți cont de trei mari factori:
Mai întâi, investițiile în infrastructură, care fac referire la spațiul propriu-zis dedicat arhivării, la sistemul antiefracție și de control sau la sistemul de prevenire a incendiilor. Să mai menționăm și despre specializarea personalului conform reglementărilor în vigoare? Sau despre cheltuielile cu utilitățile, întreținerea și paza umană?
Ei bine, toate acestea trebuie studiate cu maximă responsabilitate, dacă doriți o analiză corectă costuri/ prețuri.
Citeste si articolul „Nou de la SDA! Ghidul – Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare„.
Mergând mai departe, înțelegem că gestionarea defectuoasă a documentelor conduce, în timp, la deteriorarea sau poate chiar pierderea lor, iar consecințele și cheltuielile neprevăzute vor crea un dezechilibru major în bugetul companiei.
La final, al treilea element de luat în calcul este cel legat de timpul necesar pentru identificarea documentelor. Orice întarziere poate cauza probleme în respectarea unor termene, afectând astfel relația cu clienții.
Nu în ultimul rând trebuie să luăm în calcul că fiecare societate are obligația de a creea compartimente de arhivă sau de a desemna un responsabil de arhivă. Formarea, atestarea și perfecționarea personalului din unitățile emitente de documente se realizează prin Facultatea de Arhivistică și prin Școala Națională de Perfecționare Arhivistică.
În consecință, aspectele enumerate mai sus, deși nu par importante la prima vedere, generează costuri semnificative în cadrul organizației, dar și un stres în plus.
Acesta este încă un argument care ar trebui să vă convingă să plasați gestionarea arhivei în sarcina instituțiilor firmelor acreditate.
Experiența provenită din tehnologie și know-how se va regăsi în raportul costuri/ prețuri, iar la nivelul organizației vor fi luate toate măsurile pentru controlarea și minimizarea riscurilor.
