Eu urasc la propriu hartiile, ma enerveaza cumplit sa le aranjez si sa le structurez conform unor principii. Nu stiu cum este legislatia altor tari, dar in Romania totul se rezuma la hartii. Toata lumea se acopera de hartii. In timp se aduna munti de acte si cea mai buna solutie devine crearea unui depozit arhiva la un partener care se ocupa cu depozitarea si arhivarea actelor.
Depozitare documente versus arhivare electronica
Pana la acest moment toata lumea aduna in continuare toate actele dintr-o firma, indiferent ca vorbim de acte fiscale, contabile, de personal etc. Toata lumea aduna in dosare tot ceea ce cere legislatia in vigoare.
Arhivarul a facut o scoala in care a invatat cum sa ordoneze, sa lege si sa patreze documentele in arhiva. Oricat de constiinciosi am fi noi nu vom putea ajunge la nivelul la care acesta a ajuns atunci cand vine vorba de arhivarea documentelor.
In plus, acum iti poti transfera arhiva si in format digital. O armata de oameni specializati se vor mobiliza pentru a transfera pe suport electronic toate documentele arhivate. Apoi le vor ordona intr-o arhiva electronica securizata in care angajatii vor avea acces pe nivel de ierarhie (user si parola).
Incet, generarea de documente direct in format electronic ia avant si, speram noi, intr-un viitor apropiat, toate documentele si arhivele vor fi doar in format elecronic. Suntem constienti ca mai sunt multi ani la mijloc pentru aceasta tranzitie, dar butonul Start a fost apasat. 🙂
Securitatea datelor la nivel inalt
Toate datele arhivare sunt in siguranta. Angajatii raspund deontologic si profesional de siguranta documentelor care au trecut prin mana lor. Confidentilalitatea este obligatorie iar loialitatea si profesionalismul sunt conditii obligatorii la angajarea arhivarilor si a intregii echipe.
In plus, documentele a caror valabilitate a expirat sunt distruse securizat, sunt tocate si apoi livrate catre firmele de reciclare.
De toata logistica se ocupa firma de arhivare. Accesul tau la documente este nelimitat si securizat. Prin aplicatia care iti este pusa la dispozitie te poti loga si in cateva minute ai accea la documentul cautat fara sa deschizi si sa inchizi cutii, sa cauti in dosare si sa pierzi timp.
Poti avea acces rapid si la documentele depozitate si arhivate fizic. Poti merge la depozitul arhiva sau poti solicita deplasarea acestora la tine cu actul necesar.
Depozitand si arhivand documentele in spatii special amenajate si gestionate de personal competent, iti eliberezi spatiul, salvezi timpul angajatilor cu cautarile de documente si ai siguranta ca nimic nu se pierde, din contra, documentele deteriorate se reconditioneaza si se salveaza atat fizic cat si electronic.
